Compliance bei ROLAND

Um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bei ROLAND sicherzustellen, sieht das CMS für besonders risikoanfällige Themenbereiche Compliance-Richtlinien vor. Ein elementares Regelwerk ist dabei der Verhaltenskodex.

Ziel des Verhaltenskodex ist die Schaffung eines offenen und transparenten Umfelds, in welchem nicht nur juristisch verbotene Handlungen zwingend unterbleiben, sondern insbesondere auch eine Sensibilisierung für ethisch-moralisch fragwürdige Geschäfte und Geschäftspraktiken erreicht wird.

Damit fördert der Verhaltenskodex eine von Integrität geprägte Unternehmenskultur und schafft Vertrauen.

ROLAND hat sich dem Anspruch verpflichtet, das Kundenbedürfnis in den Vordergrund zu stellen. Um dies transparent zu gewährleisten, ist die ROLAND Rechtsschutz-Versicherungs-AG dem Verhaltenskodex des Gesamtverbandes der Deutschen Versicherungswirtschaft für den Vertrieb von Versicherungsprodukten (GDV-Verhaltenskodex) im Jahr 2013 beigetreten und hat intern entsprechende Maßnahmen für den Vertrieb integriert (Vertriebs-CMS).

Das Vertriebs-CMS ist, ebenso wie das reguläre CMS von ROLAND, gemäß den sieben Compliance-Grundelementen des Prüfungsstandards 980 des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW PS 980) aufgebaut.

So wurden Maßnahmen und Prozesse eingerichtet, um vertriebsspezifische Risiken rechtzeitig erkennen und Regelverstöße verhindern zu können. Dennoch auftretende Verstöße werden mit dem Vertriebs-CMS zeitnah aufgedeckt und adäquat sanktioniert. Im Anschluss werden zudem dann geeignete Maßnahmen, z. B. im Bereich Risikomanagement, ergriffen, um derartige Verstöße zukünftig zu vermeiden.

Ein wesentlicher Bestandteil des CMS bei ROLAND ist die regelmäßige Kommunikation innerhalb des Unternehmens. So wird die Compliance-Kultur gestärkt und das Bewusstsein der Mitarbeitenden weiter geschärft.

Alle ROLAND-Mitarbeitenden, Sachbearbeiter über Abteilungsleiter bis hin zum Vorstand, absolvieren Compliance-Schulungen. Sowohl online als auch in Form von Präsenzschulungen werden diese regelmäßig wiederholt und den Bedürfnissen angepasst. Darüber hinaus finden anlass- und themenbezogen weitere Schulungen für spezifische Adressatenkreise statt.

Alle ROLAND-Mitarbeitenden haben grundsätzlich die Möglichkeit, ihre Compliance-Kenntnisse aufzufrischen, zu erweitern und zu intensivieren. Dafür stehen ihnen jederzeit das Compliance-Team als Ansprechpartner zur Verfügung. Gleichzeitig ist das Compliance-Team auch der Ansprechpartner bei allen Fragen rund um das Thema Compliance.

Es gehört zu den Grundüberzeugungen von ROLAND, dass der Unternehmenserfolg maßgeblich davon abhängt, dass die Vorstände, Geschäftsleitungen und alle Mitarbeitenden von ROLAND bei der Ausübung ihrer Tätigkeit verantwortungsbewusst und rechtmäßig handeln.

Daher hat ROLAND für Meldungen und Hinweise nach dem Hinweisgeberschutz- und Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz eine interne Meldestelle eingerichtet, die bei der zentralen Compliance-Funktion angesiedelt ist.

Für Mitarbeitende der ROLAND-Gruppe ist eine anonyme Meldung über eine interne Anwendung möglich. Sollten Sie einen Hinweis auf einen vermeintlichen Compliance-Verstoß oder ein durch die Tätigkeit von ROLAND vermeintlich entstandenes menschenrechts- oder umweltbezogenes Risiko abgeben wollen, können Sie die interne Meldestelle selbstverständlich auch anonym an compliance-intern@roland-rechtsschutz.de oder per Post unter folgender Anschrift erreichen:

ROLAND Rechtsschutz-Versicherungs-AG
persönlich / vertraulich
Compliance
Deutz-Kalker Str. 46
50679 Köln

Bei Vorliegen einer Antwortadresse wird der Erhalt der Meldung spätestens nach sieben Tagen bestätigt.

Im Anschluss wird die Meldung geprüft. Die Klärung des Sachverhalts kann je nach Komplexität auch einige Zeit in Anspruch nehmen.

Bei Vorliegen eines Verstoßes werden, je nach Meldung, Folge- und Sanktionsmaßnahmen ergriffen und Maßnahmen erarbeitet, die eine Wiederholung verhindern. Im Anschluss daran erfolgt die Umsetzung dieser Maßnahmen.

Handelt es sich bei der Meldung um ein vermeintliches menschenrechts- oder umweltbezogenes Risiko nach dem LkSG wird sich die interne Meldestelle zur Erörterung mit der hinweisgebenden Person, sofern möglich, vor Erarbeitung von Maßnahmen in Verbindung setzen.

Es erfolgt, sofern möglich, eine abschließende Meldung an die hinweisgebende Person spätestens drei Monate nach Bestätigung des Eingangs der Meldung, sofern interne Nachforschungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder darin genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.

Überdies besteht die Möglichkeit, Meldungen über den Vertrauensanwalt, Herrn Rechtsanwalt Stephan Müller, an die interne Meldestelle abzugeben. Herr Müller ist wie folgt erreichbar:

Per E-Mail: vertrauensanwalt-roland@oppenhoff.eu
Telefonisch: 0221 2091561
Per Post (auch anonym):
Oppenhoff & Partner Rechtsanwälte
persönlich/vertraulich
Herrn Stephan Müller
- Vertrauensanwalt -
Konrad-Adenauer-Ufer 23
50668 Köln

Jedem, der das Vorliegen eines Rechtsverstoßes oder eines begründeten Verdachtsfalls in gutem Glauben meldet, wird ein umfassender Schutz gewährleistet. Das bedeutet, dass ROLAND keine Handlung oder Androhung einer Handlung, die im Zusammenhang mit der Meldung steht und sich zum Nachteil der hinweisgebenden Person auswirken könnte, vornehmen wird. Entsprechend werden weder arbeitsrechtliche Maßnahmen getroffen, noch erfolgt eine Diskriminierung aufgrund einer Meldung in irgendeiner Form. Auch eine Diskriminierung durch Kollegen wird von ROLAND konsequent unterbunden.